Videokonferenzsysteme
Videokonferenzen können mit Telefongesprächen verglichen werden, allerdings kann Ihr Gegenüber bei einer Videokonferenz nicht nur gehört, sondern auch sein Gesichtsausdruck, spontane Reaktionen und Körpersprache gesehen werden. Außerdem haben die Teilnehmer einer Videokonferenz die Möglichkeit, Kalkulationstabellen und andere PC-Dokumente zusammen zu bearbeiten. Die Teilnehmer sitzen sich sozusagen direkt gegenüber, nahezu wie an einem Tisch.
Durch Videokonferenzen wird die visuelle Kommunikation ermöglicht, was zu einer effektiveren Arbeitsweise beiträgt. Viele Inhalte können bei visueller Darstellung leichter erfasst werden und bleiben besser im Gedächtnis, als wenn man diese Inhalte nur abstrakt erläutert. Manche Videokonferenzsysteme machen es möglich, mehrere Teilnehmergruppen an verschiedenen Standorten zuzuschalten. Andere Videokonferenzsysteme sind darauf ausgelegt, unmittelbar vom Schreibtisch aus Videokonferenzen zwischen wenigen Teilnehmern zu schalten.
Jedenfalls vermitteln Videokonferenzen dank guter Tonqualität und klarer Videobilder den Konferenzteilnehmern das Gefühl, als ob sie einen direkten Kontakt zum Gegenüber haben. Durch Videokonferenzen wird der freie Austausch von Wissen, Ideen und Anregungen gefördert und auf solche Weise zu einer schnelleren Entscheidungsfindung beigetragen. Das Ergebnis sind optimiertes Teamwork und fokussiertes Arbeiten, und das ganz ohne Geschäftsreisen.
Der entscheidende Vorteil von Videokonferenzsystemen liegt in der bedeutsamen Kosteneinsparung. Die Mitarbeiter müssen dank einer Videokonferenz keine langen Dienstreisen mehr antreten, welche nicht nur Reisekosten sondern auch Arbeitsausfall verursachen. Jetzt muss der Mitarbeiter nur noch im Konferenzraum Platz nehmen und per Knopfdruck die Videokonferenz starten. Egal wo der Gegenüber sich gerade befindet, er bekommt eine authentische Tonübertragung und ein klares Bild. Die nonverbale Kommunikation über Körpersprache und Mimik kann bei einer Videokonferenz in vollem Ausmaß wahrgenommen und genutzt werden. Noch ein Vorteil liegt darin, dass komplizierte Sachverhalte bei einer Videokonferenz ganz einfach graphisch dargestellt und vermittelt werden können. Außerdem stellen Videokonferenzen eine umweltfreundliche Alternative zu Autofahrten und Flugreisen dar. Dies ist in der heutigen Zeit ein wichtiger Faktor, weil ein Unternehmen doch oft danach bewertet wird, wie es seiner gesellschaftlichen Verantwortung gerecht wird.